Главная › Новости

8 худших ошибок, которые вы можете допустить в своих электронных письмах

Опубликовано: 28.09.2023

8 худших ошибок, которые вы можете допустить в своих электронных письмах

Мы чувствуем себя виноватыми, когда отправляем электронное письмо с орфографическими ошибками и опечатками, но иногда ошибки доставляют еще больше неловкости. Например, вы по ошибке отправили электронное письмо не тому человеку.

Небольшая опечатка может остаться незамеченной, но это совершенно очевидно, когда вы случайно разослаете всему офису требования к еде для рождественской вечеринки. Эти ошибки могут быть особенно раздражающими и потенциально вредными, если вы подаете заявление на новую работу и пытаетесь произвести хорошее первое впечатление.

Что делать, если вы допустили ошибку в своем электронном письме? Business Insider опросил HR-экспертов о самых серьезных ошибках, которые человек может допустить в электронном письме, и о том, как их исправить, если уже слишком поздно.

1. Вы случайно нажали "Ответить всем"

Вместо того, чтобы ответить одному человеку, вы случайно отправляете электронное письмо всем в офисе о событии или мнении о предстоящей вечеринке. Это очень раздражает, поэтому немедленно отправьте еще одно электронное письмо, сообщив, что вы не собирались отправлять предыдущее всем, и больше ничего не делайте.

Но если вы работаете в крупной компании, это может быть не просто незначительным раздражением. Например, в ноябре 2016 года сотрудники Национальной службы здравоохранения Великобритании разослали тестовое письмо абсолютно всем, а если быть точным, 1,2 миллионам человек. Некоторые сотрудники ответили всем, спросив, что происходит, что привело к сбою в системе электронной почты.

2. Вы написали неправильное имя

Написание неправильного имени может быть большим грехом. По словам Эмили Гортон, помощника по персоналу туристического агентства Powder Byrne, оправданий нет, особенно когда имя человека написано заранее.

«На мой взгляд, это свидетельствует об отсутствии интереса и внимания к деталям. Такая ошибка может изменить мое мнение о людях», — отмечает Гортон. Лучшее, что можно сделать в такой ситуации, — как можно скорее извиниться, даже если для этого придется немедленно отправить второе электронное письмо, — говорит Гортон.

Найджел Парслоу, управляющий директор кадрового агентства Harvey Nash, говорит Business Insider: «Всегда читайте свою электронную почту и проверяйте данные получателя» так же внимательно, как вы проверяете написание и содержание самого электронного письма.

3. Вы в спешке нажали «Отправить»

Мы все уже отправляли электронное письмо. Иногда это очевидно для получателя, но иногда это может заставить вас выглядеть глупо. По словам Парслоу, раннее нажатие кнопки «Отправить» обычно является результатом спешки.

«Это проблема, особенно когда вы спешите или путешествуете и пользуетесь смартфоном в шатком поезде. В таких случаях человек пытается закончить письмо, прежде чем продолжить», — говорит Парслоу. Если это произойдет с вами, вам всегда следует отправлять как можно меньше писем, советует Гортон.

«Ошибки случаются, и никто от них не застрахован», — говорит эксперт, добавляя, что в такой ситуации вам следует отправить только одно электронное письмо, а не заваливать людей электронными письмами с извинениями за инцидент, за которыми следует еще одно электронное письмо. который вы отслеживаете содержание первого отправленного письма. «Когда вы получаете сотни электронных писем в день, неприятно получать три или четыре письма подряд от одного и того же человека», — говорит Гортон.

Чтобы избежать такой запутанной ситуации, подождите, пока вы не прибудете в стабильное место, прежде чем отправлять электронное письмо.

4. Слово, которое странным образом самоисправляется

Гортон говорит, что вам следует извиниться, как только вы поймете, что допустили орфографическую ошибку или увидели, что слово самоисправляется неловким образом.

«Я бы посоветовал соискателям не отправлять электронные письма со своего телефона. Если вы подаете заявку на свой телефон, это говорит о том, что вы не вкладываете время и усилия в свое приложение и, вероятно, выполняете несколько задач одновременно. Это не очень хорошее первое впечатление, потому что я считаю, что приложения должны быть хорошо продуманы», — говорит Гортон.

По ее мнению, отправка электронного письма без проверки орфографии, грамматики и автозамены свидетельствует о невнимании к деталям.

5. Немного невнимательности и вас могут неправильно понять

Этого опять-таки можно избежать, если остановиться и подумать о написанном. Рекомендуется прочитать его внимательно, по крайней мере, дважды.

«Точность и качество находятся под угрозой, когда люди работают в спешке. Несколько дополнительных минут, чтобы подумать о содержании, тоне письма и о том, как оно будет прочитано, — это большие инвестиции, потому что как только электронное письмо будет отправлено, оно будет интерпретировано так, как написано получателем», — говорит Парслоу.

Ко всему, что происходит в Интернете, можно получить доступ снова, поэтому важно отправить повторное электронное письмо, если есть вероятность, что получатель что-то неправильно истолкует. «Если вы знаете, что отправили подобное электронное письмо непреднамеренно, всегда лучше исправиться и извиниться», — говорит Парслоу.

6. Вы послали поцелуй своему боссу

Это зависит от вашей рабочей среды и того, насколько вы близки со своим начальником. Иногда это может быть очень актуально, иногда нет. Но эксперты рекомендуют либо отшутиться, либо сделать вид, что ничего не произошло. Каждый на каком-то этапе использует поцелуи, поэтому вряд ли ваш начальник обидится, если вообще заметит.

Если он отвечает поцелуями, лучше игнорировать это, если вы намеренно не добиваетесь его внимания. Также неплохо подумать, как далеко может дойти ваша электронная почта. «Такое электронное письмо может быть легко отправлено более широкому сообществу нежелательных получателей, которые могут нанести ущерб вашей репутации», — предупреждает Парслоу.

7. Вы прикрепили не тот файл

С этой проблемой наверняка сталкивались люди, которым довелось окрестить свои файлы банальными именами. Например, в 2015 году женщина по ошибке отправила потенциальному работодателю рецепт говядины с чили от Джейми Оливера вместо своего резюме.

Как вы справитесь с такой ситуацией, зависит от того, насколько тревожным является содержимое вложения электронного письма. Это еще один документ Word или ваша фотография в нижнем белье? Простого извинения по электронной почте должно быть достаточно, если только вы не прикрепили что-то действительно плохое. В этом случае немедленный телефонный звонок, вероятно, будет лучшим решением.

«Я часто задаюсь вопросом, что лучше всего — последующее электронное письмо или даже немедленный телефонный звонок, чтобы объяснить, что откроет получатель. В феврале мы нанимаем более 100 сотрудников для работы у нас на горнолыжном курорте, и небольшие ошибки приводят к отклонению заявки. Одна из распространенных характеристик, которые люди пишут в своем резюме, — это внимание к деталям, поэтому нужно замечать все», — говорит Гортон.

8. Вы претендуете на должность, которой не существует

По словам Гортона, люди часто подают заявки на работу сразу в нескольких местах и ​​в конечном итоге указывают вакансии, которых не существует. Если вы отправили электронное письмо и даже не указали название должности в строке темы, это не произведет хорошего впечатления.

Как лучше всего закончить электронное письмо, чтобы получить ответ Закончите благодарностью, советуют эксперты

«Мой совет — внимательно проверяйте свои электронные письма перед их отправкой. Если вы уделяете им достаточно времени, это показывает, что вы организованы и старательны. Ошибки случаются, но как только вы их заметили, постарайтесь быть честными и не совершать их снова», — советует Гортон.

Если вы достаточно быстры, у вас уже есть возможность отменить действие в Gmail, но у вас есть всего 30 секунд, чтобы понять, что вы допустили ошибку. Ошибки – это не конец света, но лучше их исправить, чем игнорировать.

«Я думаю, что лучше не игнорировать ошибки, которые вы допускаете, отправляя электронное письмо в новую компанию о вакансии. «Если вы сделаете вид, что этого не произошло, вы не поймете, что производите плохое первое впечатление, и этого достаточно, чтобы ваше заявление было отклонено», — говорит Гортон.